Un courrier, un contrat, une facture, un compte rendu : chaque document suit un cycle de vie en cinq temps, de sa création à sa destruction — création, diffusion, conservation, archivage, sort final. Bien gérer ce cycle, c'est garantir une information fiable, retrouvable et sécurisée, exactement ce qu'évalue l'épreuve E7 lorsqu'elle demande d'optimiser un processus administratif.
Tout commence par le plan de classement, une arborescence logique et partagée (thématique, chronologique, alphabétique ou numérique) qui doit rester stable, logique et exclusive. Vient ensuite l'indexation : attacher des métadonnées (type, date, émetteur, statut) qui permettent de retrouver un document sans connaître son emplacement exact — c'est la première brique de la GED, la gestion électronique des documents, qui numérise, indexe, versionne et sécurise l'ensemble des fichiers d'un service.