Avant de fiabiliser une information comptable, encore faut-il savoir d'où elle vient, par quelles mains elle passe et à quel prix elle est produite. C'est tout l'objet de cette fiche d'ouverture du processus 7 : cartographier le système d'information d'une organisation et évaluer ses besoins avant d'y toucher.
Cinq composantes, un sous-système comptable
Un système d'information est un ensemble organisé de données, procédures, matériels, logiciels et personnes qui collecte, mémorise, traite et diffuse l'information nécessaire au fonctionnement d'une organisation. Le système d'information comptable n'en est qu'un sous-système, qui traite les informations à caractère financier en s'appuyant sur ce que produisent les autres services — commercial, achats, production. C'est pourquoi une anomalie comptable a presque toujours sa cause en amont, dans un processus que la comptabilité ne fait que recevoir.
Cartographier pour repérer les ruptures
Cartographier un système d'information consiste à représenter les acteurs, les applications et les flux qui les relient — flux physique, flux financier, flux d'information — en distinguant soigneusement les liaisons automatiques des ressaisies manuelles, chacune étant à la fois un coût en temps et un point d'entrée d'erreurs. Trois architectures se rencontrent en pratique : applications juxtaposées, applications interfacées, ou progiciel de gestion intégré à base unique, le mode de mise à disposition (licence ou SaaS) restant une question indépendante du degré d'intégration.
Du besoin exprimé au choix argumenté
Évaluer un besoin d'information suppose de remonter de la décision à prendre jusqu'à l'information qui la conditionne, puis de hiérarchiser selon six critères de qualité — pertinence, fiabilité, exhaustivité, disponibilité, actualité, coût — qui s'opposent deux à deux. Le choix d'une solution se conduit ensuite par une grille multicritère pondérée et un coût complet pluriannuel intégrant le coût de la non-qualité évitée, avant de conduire le changement comme un véritable projet : reprise des données nettoyée, bascule testée, double saisie bornée.