L'archivage et la sécurité informatique
Fiche de préparation d'épreuve, calée sur le référentiel du BTS GPME : son plan, ses exemples et son vocabulaire suivent l'épreuve. La même notion est traitée pour tous les publics dans Outils transversaux : TM 27, La gestion documentaire et la dématérialisation.
- Code
- GPME E7.03
- Public
- Candidats au BTS GPME, épreuve E7
- Cours
- 10 pages, PDF
- Diaporama
- 25 diapositives, thèmes sombre et clair, PowerPoint modifiable et PDF
- Synthèse
- 1 page, PDF
- Podcast
- Fichier audio
- Vidéo
- Fichier vidéo MP4
- Infographie
- L'essentiel de la fiche sur une image
- Avec l'achat
- Téléchargement dans votre espace client
Un courrier, un contrat, une facture, un compte rendu : chaque document suit un cycle de vie en cinq temps, de sa création à sa destruction — création, diffusion, conservation, archivage, sort final. Bien gérer ce cycle, c'est garantir une information fiable, retrouvable et sécurisée, exactement ce qu'évalue l'épreuve E7 lorsqu'elle demande d'optimiser un processus administratif.
Voir ce que traite le coursCours
10 pages rédigées, en PDF.
Diaporama
25 diapositives en PowerPoint modifiable, thème sombre pour projeter et thème clair pour imprimer.
Synthèse
1 page pour réviser l'essentiel.
Podcast
La notion expliquée à l'oral, à écouter hors de l'écran.
Vidéo
Une présentation animée de la notion, en MP4.
Infographie
L'essentiel de la fiche sur une image.
Ce que traite le cours
9 sections, 10 pages
- ILe document et son cycle de vie
- IIClasser : le plan de classement
- IIIIndexer et nommer les fichiers
- IVArchiver : les trois âges et la conservation
- VLa GED — gestion électronique des documents
- VIDématérialiser : parapheur, signature, workflow
- VIILa sécurité informatique et la sauvegarde des documents
- VIIICas pratique — fiabiliser la gestion des contrats
- IXRéussir l'épreuve E7
Notions, outils et auteurs
Chaque repère mène aux autres fiches qui le traitent.
Notions
Modèles et outils
Auteurs et théories
Présentation de la notion
Tout commence par le plan de classement, une arborescence logique et partagée (thématique, chronologique, alphabétique ou numérique) qui doit rester stable, logique et exclusive. Vient ensuite l'indexation : attacher des métadonnées (type, date, émetteur, statut) qui permettent de retrouver un document sans connaître son emplacement exact — c'est la première brique de la GED, la gestion électronique des documents, qui numérise, indexe, versionne et sécurise l'ensemble des fichiers d'un service.
La suite de cet article se lit librement sur le Mag : lire le guide complet de la notion.
Objectifs de la fiche
- Décrire le cycle de vie d'un document, de sa création à son sort final
- Construire un plan de classement logique et une règle de nommage de fichiers
- Distinguer les trois âges de l'archivage et appliquer les durées légales de conservation
- Différencier numérisation et dématérialisation, et connaître les niveaux de signature électronique (eIDAS)
- Appliquer les critères D-I-C-P et la règle de sauvegarde 3-2-1 à l'archivage
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre numériser et dématérialiser un document ?
Numériser, c'est scanner un papier existant : l'original reste le document papier. Dématérialiser, c'est concevoir et signer le document nativement en numérique, avec une signature électronique à valeur juridique — il n'existe alors plus de papier original. Confondre les deux fait perdre la valeur probante.
Qu'est-ce que la théorie des trois âges des archives ?
Formalisée par l'archiviste Yves Pérotin, elle distingue les archives courantes (dossiers actifs, consultés fréquemment), les archives intermédiaires (peu consultées mais conservées pour une obligation légale) et les archives définitives (valeur patrimoniale, conservation permanente ou destruction).
Combien de temps faut-il conserver une facture ou un bulletin de paie ?
À titre indicatif, les pièces comptables se conservent 10 ans, les bulletins de paie 5 ans côté employeur, et les documents fiscaux environ 6 ans. Ces durées varient selon la nature exacte du document : il faut toujours vérifier le tableau de gestion et les textes en vigueur avant toute destruction.
Qu'est-ce que le règlement eIDAS et pourquoi concerne-t-il un gestionnaire de PME ?
C'est le règlement européen qui encadre la signature électronique et définit trois niveaux de garantie (simple, avancée, qualifiée). Le gestionnaire choisit le niveau adapté à l'enjeu du document : un devis courant n'exige pas la même rigueur qu'un acte fortement engageant.