Une embauche ne s'arrête pas à la signature du contrat : elle déclenche une check-list de formalités obligatoires et datées, de la déclaration préalable à l'embauche jusqu'à l'inscription au registre du personnel. À la sortie, c'est l'inverse : trois documents doivent être remis au salarié, sans qu'aucune formalité ne soit oubliée. Cette fiche déroule, dans l'ordre chronologique, la check-list de l'embauche puis celle du départ.
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE), adressée à l'URSSAF dans les 8 jours précédant la prise de poste, regroupe en une seule démarche six formalités : immatriculation à la Sécurité sociale, affiliation à l'assurance chômage, adhésion au service de santé au travail, demande de visite d'information et de prévention (VIP), notamment. L'oublier ou la faire trop tard expose l'entreprise à une présomption de travail dissimulé.
Registre, visite médicale et affiliations sociales
- Le registre unique du personnel doit être tenu dès le premier salarié et conservé 5 ans après son départ.
- La VIP doit avoir lieu dans les 3 mois suivant l'embauche (avant l'affectation pour les postes à risque).
- L'employeur doit affilier le salarié à la mutuelle collective (financée à 50 % au moins), à la prévoyance et à la retraite complémentaire.
Au départ, quel que soit le motif de la rupture, l'employeur remet le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l'attestation France Travail. Le solde de tout compte additionne le dernier salaire, l'indemnité compensatrice de congés payés — calculée selon la règle la plus favorable au salarié — et, le cas échéant, l'indemnité de précarité de 10 % en fin de CDD.
Un cas pratique — la check-list complète d'une embauche puis d'un départ aux Ateliers Martin — montre comment un gestionnaire rigoureux évite les erreurs les plus fréquentes : DPAE tardive, VIP non programmée, dossier incomplet.