Un recrutement raté peut coûter jusqu'à trois fois le salaire annuel du poste : d'où l'intérêt d'un processus structuré en sept étapes, de l'analyse du besoin jusqu'à l'intégration de la recrue. Le gestionnaire de PME n'est ni DRH ni décideur : il prépare, administre et suit chaque étape, pendant que le manager choisit.
Tout commence par la fiche de poste, socle de tout le recrutement : elle distingue les critères indispensables des critères souhaitables, et permet d'éviter de chercher le candidat idéal qui n'existe pas. De cette fiche découlent l'offre d'emploi, la grille de tri des CV et les questions d'entretien — à condition qu'aucune ne comporte de critère discriminatoire (âge, sexe, origine…), interdit par l'article L1132-1 du Code du travail.