Recruter commence bien avant l'annonce : par un diagnostic. Analyser les besoins en personnel, c'est déterminer combien de collaborateurs et quelles compétences seront nécessaires, et à quelle échéance — pour ne recruter ni trop, ni trop peu, ni le mauvais profil.
Cette étape s'inscrit dans la démarche de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences), rebaptisée GEPP depuis les ordonnances Travail de 2017. Elle combine une analyse quantitative — effectif, taux de turn-over, pyramide des âges, saisonnalité, projets de croissance — et une analyse qualitative qui compare les compétences requises par les missions futures aux compétences réellement disponibles dans l'équipe. Le besoin de recrutement se mesure toujours comme un écart entre ressources actuelles et besoins futurs.