Une fois le besoin analysé, il faut le traduire en deux documents opérationnels et complémentaires : la fiche de poste, qui décrit le travail à faire, et le profil, qui décrit la personne recherchée. Bien les distinguer, c'est se donner une référence claire pour toutes les étapes suivantes du recrutement.
La fiche de poste rassemble l'intitulé, le rattachement hiérarchique, les missions (les grandes finalités), les tâches concrètes, les compétences requises et les conditions d'exercice. Le profil, lui, se structure autour des trois savoirs : le savoir (connaissances), le savoir-faire (compétences techniques) et le savoir-être (qualités comportementales) — ce dernier pesant souvent aussi lourd que la technique pour un poste en contact permanent avec la clientèle.
- Chaque critère du profil se classe en indispensable (il élimine, comme le permis pour un poste avec livraisons) ou souhaitable (il départage, comme la maîtrise d'une langue).
- La fiche illustre la démarche avec le recrutement d'un conseiller de vente en prêt-à-porter : trois critères indispensables éliminent les candidatures hors cible, deux souhaitables départagent les finalistes.
- La rédaction doit toujours rester objective et non discriminatoire : la loi interdit toute discrimination fondée sur des critères sans rapport avec le poste (âge, origine, apparence physique, lieu de résidence, etc.).
Un poste mal défini produit une annonce floue, des candidatures inadaptées et un entretien sans repères ; à l'inverse, un poste bien défini fait gagner du temps à chaque étape suivante et rend les décisions défendables devant la hiérarchie comme devant un candidat écarté.