Une fois le besoin analysé, il faut le traduire en deux documents opérationnels et complémentaires : la fiche de poste, qui décrit le travail à faire, et le profil, qui décrit la personne recherchée. Bien les distinguer, c'est se donner une référence claire pour toutes les étapes suivantes du recrutement.
La fiche de poste rassemble l'intitulé, le rattachement hiérarchique, les missions (les grandes finalités), les tâches concrètes, les compétences requises et les conditions d'exercice. Le profil, lui, se structure autour des trois savoirs : le savoir (connaissances), le savoir-faire (compétences techniques) et le savoir-être (qualités comportementales) — ce dernier pesant souvent aussi lourd que la technique pour un poste en contact permanent avec la clientèle.