Une commande signée n'est pas encore un résultat. Tant qu'elle n'est pas livrée, facturée, encaissée et non contestée, elle ne finance rien : entre l'engagement des coûts et le paiement, l'entreprise finance son client sur sa propre trésorerie. Cette fiche suit le cycle order to cash de la saisie de la commande au lettrage du règlement, du point de vue du commercial et du responsable de portefeuille.
Ce que la fiche traite
Elle part de la chaîne documentaire — devis, bon de commande, accusé de réception, bon de livraison émargé, facture, règlement — et précise ce que chaque pièce établit et ce qui se perd lorsqu'elle manque. Elle explique la bataille des conditions, lorsque conditions générales de vente et conditions d'achat régissent la même opération, et montre comment l'accusé de réception, émis avant toute exécution, la tranche. Elle traite ensuite la facture comme un document à trois natures — preuve de la créance, justificatif comptable et support de la taxe collectée — avec ses rubriques obligatoires, sa numérotation continue et sa correction par avoir, jamais par suppression.
Les modèles et les méthodes qu'elle contient
- Le rapprochement à trois voies — commande, preuve de livraison, facture — adossé aux principes de contrôle interne du référentiel COSO, avec les écarts types et leur traitement.
- La construction du prix, ligne à ligne : réductions commerciales en cascade, escompte de règlement, frais accessoires, base hors taxes et taxe collectée.
- Le fait générateur et l'exigibilité de la taxe, et les trois régimes qui modifient le prix affiché : livraison intracommunautaire, autoliquidation, exportation.
- Le pilotage du poste client : encours réel, délai moyen de paiement, retard moyen pondéré, balance âgée, et une échelle de relance écrite allant de la pré-relance à la mise en demeure.
- Les instruments de sécurisation — acompte, escompte, réserve de propriété, assurance-crédit, affacturage, cession de créances professionnelles, garantie — avec leur limite et leur coût.
- Les effets de la facturation électronique : qualité du référentiel client, traçabilité de la facture, refus motivé.
À qui elle s'adresse
Aux commerciaux et responsables de portefeuille qui constatent que les comptes se perdent rarement sur le prix et souvent sur des facturations fausses ou bloquées, et aux étudiants en négociation et relation client. Un volet de repères rassemble délais de paiement, pénalités, indemnité forfaitaire de recouvrement, mentions obligatoires et calendrier de la facturation électronique, chacun renvoyant à son texte de référence.