Produire les comptes ne suffit pas : il faut pouvoir en administrer la preuve, parfois dix ans plus tard, devant un juge, un banquier ou un vérificateur. L'article L123-22 du code de commerce impose la conservation des documents comptables et des pièces justificatives pendant dix ans, tandis que l'article L102 B du livre des procédures fiscales fixe une durée fiscale de six ans — la règle opératoire consistant toujours à retenir la durée la plus longue applicable à chaque document.
Depuis le 1er janvier 2014, toute comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés doit pouvoir être remise sous la forme d'un fichier des écritures comptables (FEC) normalisé à dix-huit champs obligatoires, dont le nom suit le format SIREN + FEC + AAAAMMJJ (LPF, art. L47 A-I et A47 A-1). Le défaut de présentation d'un fichier conforme est sanctionné par une amende de 5 000 € — ou 10 % des droits rappelés si ce montant est plus élevé (CGI, art. 1729 D) — et peut ouvrir la voie à une évaluation d'office des bases d'imposition.
Trois voies de contrôle externe aux garanties différentes
La vérification de comptabilité se déroule sur place, avec un débat oral et contradictoire obligatoire et une durée limitée à trois mois pour les petites entreprises (LPF, art. L13, L47, L52). L'examen de comptabilité se déroule à distance à partir du seul fichier des écritures comptables, transmis en quinze jours, l'administration disposant ensuite de six mois. Le droit de communication, enfin, permet une simple collecte d'informations sans les garanties attachées à un contrôle.
Contrôle et intérêt : deux pourcentages, deux logiques
Lorsqu'une société en contrôle d'autres, elle doit établir des comptes consolidés (C. com., art. L233-16), sauf exemption pour les ensembles qui ne constituent pas un « grand groupe » au sens de l'article D230-2 (30 M€ de bilan, 60 M€ de chiffre d'affaires, 250 salariés). Le cas pratique du groupe Meuse Industries illustre la distinction cruciale entre pourcentage de contrôle (qui s'additionne et détermine la méthode — intégration globale, intégration proportionnelle ou mise en équivalence) et pourcentage d'intérêt (qui se multiplie le long des chaînes de détention et détermine le partage des capitaux propres avec les intérêts minoritaires).