Les bases de données et l'exploitation des données
Fiche de préparation d'épreuve, calée sur le référentiel du BTS GPME : son plan, ses exemples et son vocabulaire suivent l'épreuve. La même notion est traitée pour tous les publics dans Performance & KPI : PER 2.06, Outils de pilotage et automatisation.
- Code
- GPME E7.02
- Public
- Candidats au BTS GPME, épreuve E7
- Cours
- 9 pages, PDF
- Diaporama
- 25 diapositives, thèmes sombre et clair, PowerPoint modifiable et PDF
- Synthèse
- 1 page, PDF
- Avec l'achat
- Téléchargement dans votre espace client
Chaque jour, le gestionnaire manipule des données : un fichier clients, un export du logiciel de facturation, un tableau de commandes. Les exploiter ne consiste pas à les accumuler, mais à les transformer en information réellement utile pour décider et agir. Cette fiche outille précisément ce geste, du nettoyage d'un fichier brut jusqu'au tableau de bord final.
Voir ce que traite le coursCours
9 pages rédigées, en PDF.
Diaporama
25 diapositives en PowerPoint modifiable, thème sombre pour projeter et thème clair pour imprimer.
Synthèse
1 page pour réviser l'essentiel.
Ce que traite le cours
8 sections, 9 pages
- IDe la donnée à la décision : exploiter, pas accumuler
- IIOù vivent les données : la base de données
- IIIInterroger une base : trier, filtrer, regrouper, relier
- IVLe tableur, couteau suisse du gestionnaire
- VQualité et gouvernance de la donnée
- VIMesurer et restituer : indicateurs et tableau de bord
- VIICas pratique — un tableau de bord commercial mensuel
- VIIIRéussir l'épreuve E7
Notions, outils et auteurs
Chaque repère mène aux autres fiches qui le traitent.
Modèles et outils
Présentation de la notion
Tout commence par la compréhension du vocabulaire des bases de données : une table regroupe des données de même nature, un champ est une colonne, un enregistrement une ligne, et la clé primaire est l'identifiant unique qui garantit l'unicité et permet de relier les tables entre elles — c'est le principe de la jointure, que l'on retrouve dans le tableur avec la fonction RECHERCHEV. Le tableur (Excel, LibreOffice Calc) reste l'outil quotidien : formules SOMME et MOYENNE, fonction conditionnelle SI, tableau croisé dynamique et mise en forme conditionnelle permettent de trier, filtrer et regrouper des milliers de lignes en quelques clics.
La suite de cet article se lit librement sur le Mag : lire le guide complet de la notion.
Objectifs de la fiche
- Distinguer donnée, information, indicateur et KPI
- Maîtriser le vocabulaire des bases de données (table, champ, enregistrement, clé, jointure)
- Utiliser les fonctions clés du tableur (SI, RECHERCHEV, tableau croisé dynamique, mise en forme conditionnelle)
- Contrôler la qualité d'une donnée avant de l'exploiter (exactitude, complétude, unicité, fraîcheur)
- Construire et restituer un tableau de bord sobre et relié à des objectifs
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une donnée, un indicateur et un KPI ?
Une donnée est un fait brut isolé (« 30 commandes »). Un indicateur est une donnée calculée et mise en contexte, comme un taux ou une moyenne. Un KPI est un indicateur jugé essentiel car relié à un objectif suivi pour décider — on ne le suit pas par simple curiosité.
À quoi sert la fonction RECHERCHEV ?
Elle va chercher une valeur dans une autre table à partir d'une clé commune, par exemple un numéro client, pour rapporter automatiquement une information (nom du commercial, ville…) sans avoir à la recopier manuellement. C'est l'équivalent, dans le tableur, de la jointure entre deux tables d'une base de données.
Pourquoi ne faut-il jamais trier une seule colonne dans un tableur ?
Parce que les autres colonnes ne bougent pas : chaque enregistrement se retrouve disloqué, par exemple le nom d'un client associé au chiffre d'affaires d'un autre. Le fichier devient silencieusement faux, sans aucun message d'erreur. Il faut toujours trier le tableau entier ou le convertir en tableau structuré.
Combien d'indicateurs faut-il mettre dans un tableau de bord ?
Le moins possible, à condition qu'ils soient tous reliés à un objectif clair. La règle d'or est la sobriété : mieux vaut quatre indicateurs réellement lus par le manager que trente qui finissent ignorés.