La gestion du temps et l'organisation des réunions
Fiche de préparation d'épreuve, calée sur le référentiel du BTS GPME : son plan, ses exemples et son vocabulaire suivent l'épreuve. La même notion est traitée pour tous les publics dans Soft skills : SS 1.01, La gestion du temps.
- Code
- GPME E7.05
- Public
- Candidats au BTS GPME, épreuve E7
- Cours
- 7 pages, PDF
- Diaporama
- 24 diapositives, thèmes sombre et clair, PowerPoint modifiable et PDF
- Synthèse
- 1 page, PDF
- Avec l'achat
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Le temps est la ressource la plus rare du gestionnaire de PME, sollicité de toutes parts par le dirigeant, les clients et les collègues. Cette fiche apprend à reprendre le contrôle de cette ressource grâce à des lois empiriques éprouvées et à une méthode rigoureuse d'organisation des réunions — l'autre grand consommateur de temps en entreprise.
Voir ce que traite le coursCours
7 pages rédigées, en PDF.
Diaporama
24 diapositives en PowerPoint modifiable, thème sombre pour projeter et thème clair pour imprimer.
Synthèse
1 page pour réviser l'essentiel.
Ce que traite le cours
10 sections, 7 pages
- IComprendre son temps : les grandes lois
- IIPrioriser : la matrice d'Eisenhower
- IIIPlanifier : de la to-do list au planning
- IVLes outils numériques et l'agenda partagé
- VLes voleurs de temps et la concentration
- VIPréparer une réunion efficace
- VIIAnimer, cadrer et déléguer
- VIIILe suivi : relevé de décisions et compte-rendu
- IXCas pratique — préparer et animer une réunion d'équipe
- XRéussir l'épreuve E7
Notions, outils et auteurs
Chaque repère mène aux autres fiches qui le traitent.
Notions
Modèles et outils
Présentation de la notion
Plusieurs repères structurent la réflexion : la loi de Pareto (80 % des résultats proviennent de 20 % des tâches), la loi de Parkinson (une tâche s'étire jusqu'à remplir le temps disponible) ou encore la loi de Carlson sur le coût des interruptions. Prioriser suppose de distinguer urgent et important grâce à la matrice d'Eisenhower : la zone la plus stratégique, souvent négligée, est celle des tâches importantes mais non urgentes — planification, prévention, développement — dont le traitement régulier réduit mécaniquement les urgences futures.
La suite de cet article se lit librement sur le Mag : lire le guide complet de la notion.
Objectifs de la fiche
- Appliquer la matrice d'Eisenhower pour distinguer urgent et important
- Connaître les grandes lois du temps (Pareto, Parkinson, Carlson, Illich) et leurs conséquences pratiques
- Planifier son activité avec les bons outils (to-do list, rétroplanning, time blocking) en gardant des marges
- Préparer, animer et cadrer une réunion efficace en répartissant les rôles
- Rédiger un relevé de décisions actionnable (qui fait quoi, pour quand) et en assurer le suivi
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower et pourquoi est-elle utile ?
Elle croise urgence et importance en quatre cases : ce qui est urgent et important se fait tout de suite, ce qui est important mais non urgent doit être planifié, ce qui est urgent mais peu important peut être délégué, et le reste éliminé ou reporté. Elle évite l'erreur classique de confondre urgent et important en passant ses journées à éteindre des incendies.
Pourquoi certaines tâches prennent-elles toujours plus de temps que prévu ?
C'est la loi de Parkinson : une tâche a tendance à s'étirer jusqu'à remplir tout le temps disponible pour elle. La parade consiste à se fixer des délais courts et réalistes plutôt que des plages trop larges.
Faut-il toujours organiser une réunion pour traiter un sujet ?
Non : le premier réflexe est de se demander si une réunion est vraiment nécessaire, ou si un e-mail, un appel ou un document partagé suffirait. Une réunion se justifie surtout pour décider, arbitrer un désaccord ou traiter un problème qui exige un échange en temps réel.
Quel est le document le plus important après une réunion ?
Le relevé de décisions, diffusé rapidement (sous 24 à 48 heures). Il consigne pour chaque point la décision prise, l'action à mener, le responsable et l'échéance. Sans lui, une réunion sans suite ne sert à rien et les mêmes sujets reviennent réunion après réunion.