Un courrier, un contrat ou une facture naît, circule, se conserve puis se détruit : c'est son cycle de vie. La fiche SAM E4.04 outille l'assistant pour classer, indexer, numériser, signer et archiver l'information de façon fiable, retrouvable et conforme.
Classer et indexer
Un plan de classement stable, logique et exclusif combine plusieurs modes (thématique, chronologique, alphabétique, numérique) et se documente pour être partagé par toute l'équipe. L'indexation attache des métadonnées (type, date, statut) qui rendent le document retrouvable sans connaître son emplacement exact ; un nom de fichier normalisé (date en tête, sans accents ni espaces) en est la première brique.
Archiver selon les trois âges
La théorie des trois âges des archives (Yves Pérotin) distingue les archives courantes, intermédiaires et définitives, chacune avec son lieu et son traitement. Les durées de conservation dépendent d'obligations légales précises, et un document n'a de valeur probante qu'à condition d'identifier son auteur et de garantir son intégrité.
Dématérialiser sans perdre la valeur juridique
Numériser n'est pas dématérialiser : scanner un contrat papier en produit une copie, tandis que la dématérialisation native (parapheur électronique, signature eIDAS à trois niveaux, coffre-fort numérique NF Z42-020) donne au document une valeur juridique équivalente au papier. Le cas pratique montre comment une assistante de gestion réduit un délai de signature de dix jours à moins de 24 heures en mettant en place un plan de classement, une GED et un parapheur électronique, tout en respectant le RGPD.