Un courrier, un contrat ou une facture naît, circule, se conserve puis se détruit : c'est son cycle de vie. La fiche SAM E4.04 outille l'assistant pour classer, indexer, numériser, signer et archiver l'information de façon fiable, retrouvable et conforme.
Classer et indexer
Un plan de classement stable, logique et exclusif combine plusieurs modes (thématique, chronologique, alphabétique, numérique) et se documente pour être partagé par toute l'équipe. L'indexation attache des métadonnées (type, date, statut) qui rendent le document retrouvable sans connaître son emplacement exact ; un nom de fichier normalisé (date en tête, sans accents ni espaces) en est la première brique.