La gestion documentaire et la dématérialisation (GED)
Fiche de préparation d'épreuve, calée sur le référentiel du BTS SAM : son plan, ses exemples et son vocabulaire suivent l'épreuve. La même notion est traitée pour tous les publics dans Outils transversaux : TM 27, La gestion documentaire et la dématérialisation.
- Code
- SAM E4.04
- Public
- Candidats au BTS SAM, épreuve E4
- Cours
- 9 pages, PDF
- Diaporama
- 21 diapositives, thèmes sombre et clair, PowerPoint modifiable et PDF
- Synthèse
- 1 page, PDF
- Podcast
- Fichier audio
- Vidéo
- Fichier vidéo MP4
- Infographie
- L'essentiel de la fiche sur une image
- Avec l'achat
- Téléchargement dans votre espace client
Un courrier, un contrat ou une facture naît, circule, se conserve puis se détruit : c'est son cycle de vie. La fiche SAM E4.04 outille l'assistant pour classer, indexer, numériser, signer et archiver l'information de façon fiable, retrouvable et conforme.
Voir ce que traite le coursCours
9 pages rédigées, en PDF.
Diaporama
21 diapositives en PowerPoint modifiable, thème sombre pour projeter et thème clair pour imprimer.
Synthèse
1 page pour réviser l'essentiel.
Podcast
La notion expliquée à l'oral, à écouter hors de l'écran.
Vidéo
Une présentation animée de la notion, en MP4.
Infographie
L'essentiel de la fiche sur une image.
Ce que traite le cours
8 sections, 9 pages
- ILe document et son cycle de vie
- IIClasser : le plan de classement
- IIIIndexer et nommer les fichiers
- IVArchiver : les trois âges et la conservation
- VLa GED — gestion électronique des documents
- VIDématérialiser : parapheur, signature, workflow
- VIICas pratique — fiabiliser la gestion des contrats
- VIIIRéussir l'épreuve E4
Notions, outils et auteurs
Chaque repère mène aux autres fiches qui le traitent.
Notions
Modèles et outils
Auteurs et théories
Présentation de la notion
Classer et indexer
Un plan de classement stable, logique et exclusif combine plusieurs modes (thématique, chronologique, alphabétique, numérique) et se documente pour être partagé par toute l'équipe. L'indexation attache des métadonnées (type, date, statut) qui rendent le document retrouvable sans connaître son emplacement exact ; un nom de fichier normalisé (date en tête, sans accents ni espaces) en est la première brique.
La suite de cet article se lit librement sur le Mag : lire le guide complet de la notion.
Objectifs de la fiche
- Décrire le cycle de vie d'un document, de sa création à son sort final
- Construire un plan de classement partagé et une règle de nommage des fichiers
- Appliquer la théorie des trois âges des archives et les durées légales de conservation
- Distinguer numérisation et dématérialisation à valeur juridique
- Utiliser les fonctions clés d'une GED : indexation, recherche, versionnage, droits d'accès
- Organiser un workflow documentaire avec parapheur et signature électronique
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre numériser et dématérialiser un document ?
Numériser, c'est scanner un document papier existant : il en résulte une simple copie, l'original restant le papier. Dématérialiser, c'est produire et signer le document nativement en numérique, avec une signature électronique, sans qu'il existe de papier original.
Combien de temps faut-il conserver une facture ?
Les pièces comptables, dont les factures, se conservent en général 10 ans (Code de commerce), mais la durée exacte dépend du type de document et des textes en vigueur, à vérifier dans un tableau de gestion validé.
Qu'est-ce que la valeur probante d'un document électronique ?
C'est l'aptitude d'un document à servir de preuve en cas de litige ou de contrôle. Pour l'écrit électronique (article 1366 du Code civil), elle suppose d'identifier l'auteur et de garantir l'intégrité du document dans le temps.
Qu'est-ce que le règlement eIDAS ?
C'est le règlement européen qui encadre la signature électronique et définit trois niveaux de garantie (simple, avancée, qualifiée) ; le niveau qualifié a, en droit, le même effet qu'une signature manuscrite.