Les fonctions de l'entreprise et l'organigramme

Des six groupes de Fayol aux douze fonctions d'aujourd'hui

La fiche part de la première description d'une entreprise par ses fonctions : les six groupes d'opérations qu'Henri Fayol distingue en 1916 dans Administration industrielle et générale. Son apport tient moins à la liste qu'à l'isolement du sixième groupe, les opérations administratives — prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler — qui fait de la direction une activité distincte, qui s'apprend. Un tableau traduit chacun de ces groupes dans le vocabulaire actuel et montre ce qui a éclaté depuis : la logistique détachée de la production, les achats du commercial, le contrôle de gestion de la comptabilité.

Ce que la fiche traite

• La distinction entre fonction, service, métier et processus : une fonction peut exister sans service, et un processus traverse les fonctions au lieu de s'y arrêter.
• Un panorama des douze fonctions d'une entreprise, avec pour chacune sa mission, les documents et indicateurs qu'elle produit, et son point de contact avec l'assistant(e) de direction.
• Le partage entre fonctions opérationnelles et support, rapproché de la chaîne de valeur de Porter, et le suivi d'un flux de commande de bout en bout.
• Les conventions graphiques de l'organigramme : nature des cases, trait plein et pointillé, position verticale, organes d'état-major, unités externalisées.
• Les types de structures tels qu'ils se lisent dans le dessin, de l'unité de commandement de Fayol à la pluralité de commandement de Taylor.
• Une grille de lecture en sept questions, des faits vers l'interprétation, appliquée à l'organigramme d'une entreprise de soixante salariés.
• Les sept étapes de construction et de mise à jour, et le régime applicable à un organigramme nominatif, qui constitue un traitement de données à caractère personnel.

Lire, puis construire

Analyser un organigramme consiste à en tirer des conclusions que le document ne formule pas : la longueur de la ligne hiérarchique, l'éventail de subordination, le degré de centralisation que trahit la position des fonctions support. L'analyse s'achève par l'énoncé des limites du document, qui font partie du résultat — il ne dit rien de l'organisation informelle, ne signale ni les postes vacants ni les intérims, et ne renseigne pas sur les effectifs.

Écrite pour un poste précis

La fiche retient l'angle du document de travail que l'assistant(e) de direction lit, construit et tient à jour, et consacre sa dernière partie aux trois positions de ce poste dans l'organigramme — rattachement au dirigeant, assistance de service, office manager — ainsi qu'à la difficulté propre au métier : transmettre des demandes à des personnes sur lesquelles on n'exerce aucune autorité. Onze pages, treize tableaux, cinq figures, un glossaire de douze entrées et une bibliographie de neuf références.

Objectifs de la fiche

• Distinguer une fonction, un service, un métier et un processus, et repérer les fonctions exercées sans service dédié ou externalisées
• Situer les six groupes d'opérations de Fayol et leur traduction dans les douze fonctions d'une entreprise actuelle
• Classer les fonctions en opérationnelles et support, et suivre un flux de commande de bout en bout à travers elles
• Lire les conventions graphiques d'un organigramme : nature des cases, liens hiérarchiques et fonctionnels, organes d'état-major
• Analyser un organigramme par une grille en sept questions et en déduire le type de structure et le degré de centralisation
• Construire, faire valider, diffuser et tenir à jour un organigramme en respectant le régime des données à caractère personnel