Une vente n'est achevée qu'une fois encaissée. Entre la facture et le virement, la créance client est l'actif le plus fragile du bilan : elle se lettre, se classe par ancienneté, se relance et, parfois, se déprécie jusqu'à la perte définitive.
Le lettrage, préalable indispensable
Le lettrage rapproche chaque facture de son règlement : l'encours réellement dû est le total des écritures non lettrées. Un lettrage partiel — un client qui doit 9 000 € et ne verse que 4 000 € — doit laisser la facture ouverte pour son solde de 5 000 €, avec sa date d'échéance d'origine, faute de quoi la créance résiduelle disparaît du suivi et n'est plus jamais relancée.
Balance âgée et DSO
La balance âgée ventile l'encours non lettré par tranche d'ancienneté, calculée à partir de la date d'échéance et non de la date de facture. Le délai moyen de règlement (DSO, days sales outstanding) se calcule par ratio simple ou par la méthode d'épuisement, qui neutralise la saisonnalité. Sur le cas de la SAS Berthier Équipement, un encours de 528 000 € TTC pour un chiffre d'affaires de 3 168 000 € TTC donne un DSO de 60,8 jours par le ratio simple, contre 53,5 jours par la méthode d'épuisement — un écart qui s'explique par la progression des ventes en fin d'année.
De la relance graduée à la perte irrécouvrable
La relance s'organise en niveaux gradués, de l'appel préventif à la mise en demeure, avant l'injonction de payer ou le référé-provision. Quand le recouvrement devient incertain, la créance est virée au compte 416 pour son montant TTC ; sa dépréciation (compte 491, sur le hors taxes) relève des travaux d'inventaire. La perte définitive s'enregistre au compte 654 et permet de récupérer la TVA, sous réserve d'adresser au client un duplicata portant la mention de l'article 272 du CGI.