L'organisation et la planification des activités
Fiche de préparation d'épreuve, calée sur le référentiel du BTS GPME : son plan, ses exemples et son vocabulaire suivent l'épreuve. La même notion est traitée pour tous les publics dans Management : MAN 2.10, Manager en télétravail et en mode hybride.
- Code
- GPME E7.04
- Public
- Candidats au BTS GPME, épreuve E7
- Cours
- 8 pages, PDF
- Diaporama
- 24 diapositives, thèmes sombre et clair, PowerPoint modifiable et PDF
- Synthèse
- 1 page, PDF
- Vidéo
- Fichier vidéo MP4
- Avec l'achat
- Téléchargement dans votre espace client
Agendas partagés, drive, tchat d'équipe, visioconférence : les outils collaboratifs ont transformé la manière de travailler ensemble, à distance ou en temps réel. Mais un bel outil mal animé ne produit que du bruit — c'est la thèse centrale de cette fiche, qui relie systématiquement outils et coordination réelle du collectif.
Voir ce que traite le coursCours
8 pages rédigées, en PDF.
Diaporama
24 diapositives en PowerPoint modifiable, thème sombre pour projeter et thème clair pour imprimer.
Synthèse
1 page pour réviser l'essentiel.
Vidéo
Une présentation animée de la notion, en MP4.
Ce que traite le cours
8 sections, 8 pages
- ILes outils collaboratifs : travailler ensemble
- IILa gestion partagée des tâches : le tableau de suivi
- IIILe workflow : circuit de validation et notifications
- IVCoordonner : coopération et intelligence collective
- VOrganiser des réunions efficaces
- VILes enjeux : surcharge, déconnexion, sécurité
- VIICas pratique — coordonner une réunion d'équipe à distance
- VIIIRéussir l'épreuve E7
Notions, outils et auteurs
Chaque repère mène aux autres fiches qui le traitent.
Notions
Modèles et outils
- tableau Kanban à trois colonnes
- management visuel (informer, alerter, aligner, améliorer)
- grille des champs d'une carte de tâche
- workflow de validation en cinq étapes
- grille des cinq conditions de la coopération
- règles du collectif et nétiquette
- grille des cinq rubriques de l'ordre du jour
- relevé de décisions sous 24 heures
Présentation de la notion
La fiche distingue d'abord les échanges synchrones (visioconférence, tchat en direct — pour décider et arbitrer) des échanges asynchrones (e-mail, document partagé — pour informer et avancer sans bloquer les autres). Le management visuel, incarné par le tableau Kanban né chez Toyota, rend l'avancement des tâches visible en un coup d'œil : chaque tâche devient une carte qui circule entre les colonnes « à faire », « en cours » et « terminé », avec un responsable et une échéance clairement identifiés.
La suite de cet article se lit librement sur le Mag : lire le guide complet de la notion.
Objectifs de la fiche
- Choisir l'outil collaboratif adapté selon que l'échange est synchrone ou asynchrone
- Mettre en place un tableau de suivi de type Kanban avec responsable, échéance et statut
- Concevoir un workflow documentaire avec des notifications pertinentes
- Identifier les conditions de la coopération et de l'intelligence collective (sécurité psychologique, nétiquette)
- Maîtriser les risques liés aux outils collaboratifs (surcharge, droit à la déconnexion, droits d'accès)
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un échange synchrone et asynchrone ?
Un échange synchrone a lieu en même temps pour tous les participants (visioconférence, tchat en direct) et convient pour décider ou arbitrer. Un échange asynchrone se fait en différé, chacun contribuant à son rythme (e-mail, document partagé), et convient pour informer ou faire avancer un travail sans bloquer les autres.
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban et à quoi sert-il ?
C'est un outil de management visuel né chez Toyota qui représente le travail en colonnes (à faire, en cours, terminé), chaque tâche étant une carte portant un responsable et une échéance. Il rend l'avancement visible sans qu'il soit nécessaire de le demander, et fait apparaître les blocages par un code couleur.
Pourquoi un bel outil collaboratif ne suffit-il pas à créer la coopération ?
Parce que l'outil sert la coopération, il ne la crée pas : sans règles du collectif ni animation (qui range quoi, où et quand), un tableau partagé se vide et un drive devient un fourre-tout. Une équipe désordonnée équipée d'un logiciel puissant reste désordonnée.
Qu'est-ce que le droit à la déconnexion ?
C'est le droit du salarié de ne pas être joignable en dehors de son temps de travail, inscrit dans le Code du travail par la loi Travail de 2016. Le gestionnaire qui anime les échanges veille à différer l'envoi des messages du soir et à distinguer l'urgent du reste.