Du besoin au paiement, l'assistant sécurise toute la chaîne administrative des achats et des ventes : il prépare les bons de commande, contrôle les livraisons et les factures, tient les échéanciers et relance. La fiche SAM E4.03 outille ce rôle de garant des processus.
Deux cycles miroirs
Le cycle d'achat part de l'expression du besoin et s'enchaîne jusqu'au règlement (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) ; le cycle de vente en est le symétrique côté vendeur. Un même document change de nom selon le point de vue : le bon de commande de l'acheteur devient une commande client à honorer pour le vendeur.
La facture, pièce maîtresse
La fiche détaille les mentions obligatoires de la facture (identification des parties, numéro unique et continu, montants HT/TVA/TTC, conditions de règlement) ainsi que les délais légaux de paiement entre professionnels.
Le rapprochement « 3 way match »
Avant tout règlement, l'assistant confronte systématiquement le bon de commande, le bon de livraison et la facture : c'est le contrôle à trois niveaux qui garantit qu'on ne paie que ce qui a été commandé et réellement reçu. La fiche aborde aussi le suivi par échéanciers et la gradation des relances (rappel, relance ferme, mise en demeure), ainsi que les spécificités du secteur public (marchés publics, principes de liberté, d'égalité et de transparence). Le cas pratique montre comment une assistante de gestion bloque une facture surévaluée grâce au rapprochement et sécurise un encaissement grâce à une relance tracée — deux gains directs de trésorerie obtenus par la seule rigueur administrative.