Selon le PMI, 56 % de l'argent investi dans les projets en échec est attribué à une mauvaise communication. Autrement dit : la communication conditionne le succès d'un projet bien plus que ses techniques. Comment la structurer au lieu de la subir ?
Les 4 flux du chef de projet
Le plan de communication organise l'information entre toutes les parties prenantes selon quatre directions :
- Ascendant — vers le sponsor et le COMEX : reporting, demandes d'arbitrage, alertes.
- Descendant — vers l'équipe : briefs, décisions COPIL, cadrage des priorités.
- Transverse — vers les métiers, la DSI, les RH : coordination et gestion des dépendances.
- Externe — vers clients, fournisseurs, presse : suivi contractuel, image, gestion de crise.
Sa finalité est triple : informer (transparence), aligner (cohérence des messages), mobiliser (engagement).
Cartographier les parties prenantes
Avant de communiquer, il faut identifier qui est concerné. Une partie prenante est tout individu ou groupe affecté par le projet ou pouvant l'affecter. Le cours en distingue six catégories : décideurs (pouvoir très fort), bénéficiaires / utilisateurs (acceptation finale), équipe projet, fournisseurs / partenaires, régulateurs / contrôleurs (autorisation) et parties prenantes externes (image).
Le continuum d'engagement
Pour chaque partie prenante, le PMBOK propose d'évaluer son niveau d'engagement actuel sur une échelle à 5 niveaux et de fixer un niveau cible. Le delta entre les deux dicte la stratégie de communication. La règle d'or : concentrer les efforts sur les écarts critiques. Une partie prenante résistante et puissante mérite 80 % des efforts ; un soutien bien aligné se contente d'un mail par mois.
Structurer chaque action : la matrice 5W2H
Chaque action de communication se cadre avec la matrice 5W2H (qui, à qui, quand, sur quoi, pourquoi, comment, combien) et se calibre via la pyramide des formats par fréquence et audience. On transforme ainsi une intuition (« je ferai des points hebdo ») en un dispositif structuré, réévalué en COPIL trimestriellement.