La meilleure organisation ne sert à rien si l'on traite les mauvaises tâches. Être occupé toute la journée n'a rien à voir avec avoir traité l'essentiel. Alors : qu'est-ce qui compte le plus, ici et maintenant ?
Urgent n'est pas important
La distinction fondatrice oppose deux notions souvent confondues. L'urgence concerne le temps : une tâche urgente réclame une action immédiate sous peine de conséquence rapide. L'importance concerne l'impact : une tâche importante contribue à nos objectifs et à nos valeurs, quel que soit son délai. Le piège universel est de laisser l'urgence dicter l'agenda : l'urgent fait du bruit, l'important est silencieux et sans échéance immédiate — on le repousse, et l'on passe ses journées à « éteindre des incendies ». Comme le résume la formule attribuée à Eisenhower : « ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important ».
La matrice d'Eisenhower
La matrice croise les deux axes en quatre quadrants. La zone à protéger est l'important non urgent — se former, prévenir, planifier, entretenir ses relations — car ces tâches deviennent urgentes faute d'avoir été traitées à temps. Prioriser, c'est reprendre la main sur l'urgence au lieu de la subir. C'est l'application directe de la loi de Pareto : une minorité de tâches produit l'essentiel des résultats.
D'autres méthodes pour décider
- ABCDE — hiérarchiser ses tâches par ordre de priorité décroissante.
- MoSCoW — trier entre ce qui est indispensable et ce qui est secondaire.
- Valeur/effort — arbitrer selon le rapport entre le bénéfice attendu et l'effort requis.
- « Manger la grenouille » — traiter en premier la tâche la plus importante et la moins plaisante.
Une compétence décisionnelle
Prioriser est autant décisionnel qu'organisationnel : cela exige de la lucidité (distinguer ce qui compte), du courage (renoncer, différer) et de la constance. Cela suppose aussi de savoir déléguer et dire non. Une priorisation efficace combine un cadrage régulier (semaine, journée) et des arbitrages au fil de l'eau, face à chaque nouvelle demande.